email Mónika idegállapot egyébAkkor most engedtessék meg nekem, hogy kicsit edukáljam a T. Nethasználókat email-ügyileg. Kevés dolog van, amivel fel lehet húzni, ezek egyike, ha valakinek emailt írok, aztán arra nem érkezik válasz, ami ritkán ugyan, de előfordul.

Már régen ujjbegyemben van ez a téma, szóval gondoltam időszerű írnom róla, még akkor is, ha totál eleminek tűnik.

Alapvetően olyannak írok emailt, esetleg máshol üzenetet, akitől reálisan elvárom, hogy válaszolni is fog rá ésszerű időn belül, ami mondjuk 1-10 nap. Akár közeli, akár kevésbé közeli ismerősről van szó, sajátos tapasztalat, hogy minél többet ért el valaki az életben, precízebben az emberi nagysága minél nagyobb összességében nézve, annál kisebb a sansza, hogy egész egyszerűen nem fog válaszolni a kérdésemre, az más kérdés, hogy bizonyos esetekben esetleg az asszisztens vagy titkárság válaszol, azt pedig lehet tudni, hogy ki az, akit érdemes szükség esetén más csatornán megkeresni, mert ilyen is előfordulhat.

Nem tudom, hogy melyik pozitív pszichológiáról írt könyv előszavában olvastam már, ahol a szerző - aki egyidejűleg töltött be vezető tisztséget több gigaszervezetben, azaz alighanem kevés elfoglaltabb ember van, mint ő - leírta, hogy minden emailre válaszol, legfeljebb egyetlen sorban. Talán akkor vettem fel én is azt a megszokást, hogy függetlenül attól, hogy ki küldött emailt, minden személyre szóló levélre válaszolok per feladó, per adott téma, legalább egyszer, azaz tényleg az összesre, ami nem spam vagy eltéved levél.

Alapvetően teljesen ignorálni valakinek a levelét, ahhoz hasonlítható taplóságnak tartom, mint nem fogadni valakinek a köszönését vagy kézfogását. Na félreértés ne essen, irgalmatlan mennyiségű debil levelet kapok, amit átfutok, aztán megválaszolom egy-két-három szóban vérmérséklettől függően, esetleg csupa nagybetűvel. Ha ugyanabban a témában ismét ír az illető, azt már nem. Én megadtam azt a típusú tiszteletet, hogy válaszoltam neki, akkor is, ha szubjektív értékítélet alapján kreténségnek gondolom az egészet. Mi a másik oka ennek? Az, hogy ha úgy tetszik, ismeretelméleti szempontból nem zárhatom ki azt, hogy egyszer majd én kérdezek valakiről felkészületlenül vagy hülyeséget, aztán ha kapok rá egy velős, nem túl kedves választ, az is információértékű, ha nem is kellemes, ami arra sarkall majd, hogy felkészültebben kérdezzek, míg ha nem érkezik válasz, annak nincs ilyen üzenete.

Senki sem lesz kevesebb attól, hogy fél percet szán egy hülye levél megválaszolására, még csak időt sem veszít, inkább karban tartja azt, ami manapság totálisan kihalni látszik az emberekből és gusztus szerint a másik megbecsülésének, alázatnak vagy tiszteletnek hívják.

Ami pedig az érdekesebb emailben érkezett felvetéseket illeti, persze, azokra szivesen válaszolok bővebben. Vannak visszatérő játékosok, akik egy-egy adott témában írnak rendszeresen, holott egyszer már írtam nekik olyan levelet kimerítő módon, amihez nem tudok mit hozzátenni. Nemrég előfordult, hogy újra megírtam ugyanazt ugyanannak a feladónak, amit korábban is, de látszott, hogy intellektus híján nem nézett utána annak, amit korábban hivatkozásként küldtem neki.

Persze, minden interakció felzabál egy kicsit az ember idejéből és energiájából, de egy nem fölöslegesen, ha ésszel csinálja, a kapcsolódó játékszabályok röviden:  
1. pontosan annyit fordítsunk a válaszra, amennyit érdemes ráfordítani - viszont a másik felé mutatott tisztelet Téged tesz nagyobbá, ezért kellene a leghülyébb emailekre is reagálni, a leghülyébbeknek is legalább egyszer jár legalább egy válasz! 
2. Hiába találták ki a csillagozást, címkézést, levelek osztályozását a levelezőrendszerekben, ha fontos levél jön, azonnal szövegezd meg a választ rá, ha kell, aludj rá egyet, aztán másnap olvasd át és aztán küldd el, de ha azonnal megszövegezed, akkor kisebb eséllyel fogod elfelejteni azt, hogy el is küld.  Ha pedig felhúzott egy levél, aludj rá egyet, mielőtt válaszolsz, de azért válaszolj!
3. Az egésznek legyen egy kerete! Azt, hogy azonnal próbáljunk megválaszolni mindent, amikor érkezett, totál felejtős, elvégre lehetetlen lenne elmélyülni bármilyen, kicsit is normálisabb tevékenységben, ha azonnal válaszolnánk  minden feladónak az egész napunkat felzabálná. A megoldás pedig egyszerű, mint az UTP-kábel: érdemes kijelölni egy napszakot, esetleg két napszakot, amit emailezésre fordítunk, aztán akkor tömbösítve lehet az összessel foglalkozni.

Van pár levelem, amivel kapcsolatban a feladónak hónapokkal ezelőtt ígértem, hogy válaszolok, de még mindig nem ejtettem meg, mivel komplex témáról van szó, amit röviden nem igazán lehet kifejteni, ugyanakkor tudvalevő, hogy van egy lélektani határ terjedelemben, ami fölött megnő az esélye annak, hogy a címzett a levelet esetleg nem olvassa végig figyelmesen vagy a jól szerkesztettség ellenére elveszik benne a lényeg. Röviden fogalmazni úgy, hogy a lényeg is átmenjen pedig nem könnyű. Még nem küldtem el és pürézni tudnék önmagamtól.

Néhány pro tipp, avagy ahogyan az emailezés működne egy ideális világban:

0x100. Egyre nehezebb, de ha lehetséges, akkor a levelet ne ilyen-olyan webes szolgáltatás belső üzenetküldőjében küldjük, aminek az okait fejtegettem már korábban.

0x200. Nagyobb az esélye, hogy a levél el is ér a címzetthez, másrészt kiemelt figyelemmel fogja kezelni, ha valamilyen más csatornán ráírunk, hogy "üdv, küldtem emailt a user@domain.tld címedre, pls. nézz rá!" - ha esetleg a cím már nem él, akkor a címzett jó esetben válaszol, hogy küldjem másikra.

0x300. Gyerekek! Tartsuk up-to-date a címeinket, könyörgöm! Tudom, hogy minden szaros ingyenes postafiók bizonyos inaktivitás után nem fogad leveleket vagy megszűnik, de mégiscsak 2017-et írunk, szóval:
- ha egy címet már biztosan nem fogunk használni, irányítsuk át az összes rá érkező levelet az új címünkre, ideértve a spameket is, ez azért fontos, mivel tévesen minősíthet spamnek egy levelet a régi postafiókunk, amit ugye már nem nézünk. A régi mailboxra úgyis érkezik értesítés, hogy lekapcsolják, ha nem lépünk be valamennyi ideig, ezt is irányítsuk át az új címre, aztán amikor kell, szánjunk rá szaros fél percet, hogy belépünk a régibe
- egyáltalán, a spamvédelmet bízzuk a spamszűrőre, nem az a normális megoldás, hogy egyszerűen nem tesszük ki sehova a címünket, hanem az, hogy kitesszük valahova, ahol csöpp ésszel megtalálja az, aki írni szeretne nekünk, az elévült címeket pedig kapáljuk ki onnan, ahol azt tüntettük fel!
- Magyarországon minden eszelős hülyeségre hajlamos költeni a többség, de arra már nem, hogy 8-10 dolláros éves díjért vegyen egy domain nevet, ami egy átlagos szövegszerkesztési feladatnál nem bonyolultabb, de ha valaki totál láma hozzá, akkor kérje meg egy informatikában minimálisan jártas ismerősét. A .hu-s domaint inkább hanyagoljuk, egy generic TLD-vel egy nevet beregisztrálni meg olyan 1-2 perc jobb regisztrátoroknál. Ha ez megvan, és fel is van konfigurálva hozzá egy levelezőrendszer, egyszerűen nem fordul elő olyan, hogy a címünk megváltozik.

Már volt róla eléggé kimerítő poszt ugyanitt, szóval még egyszer nem írom le, de személyes használatra nagyon jó, saját domainnel ingyenesen használható megoldás a Zoho Mail, a Yandex Mail, esetleg a Mail.ru. ínyenceknek, ott az Exchange Online, a Fastmail, és a Hushmail, aki beéri gagyibbal is, annak bagóért a GMX/Mail.com, a Protonmail, a Yahoo, a FN.de, a mail.ch, igazából az összes kicsit is komolyan vehető email szolgáltatónál van lehetőség saját domain beállítására. Aztán ha valamelyik nem tetszik, egyszerűen át lehet költözni egy teljesen másik levelezőrendszerre, a régiből a leveleket áthúzni, a korábbi email cím pedig marad a régi. Ha van valami, ami fölött teljhatalmunk van, történjen bár mi is az interneten, az a saját domainünk, amit senki sem vehet el.

0x400. Rendszeresen ellenőrizzük a Spam foldert, mivel minden levelezőrendszerben előfordulhat, hogy tévesen osztályoznak egy legitim levelet spamnek, de a normálisabbak taníthatóak azzal, hogy a falspozitívokat áthelyezzük az Inboxba, a falsnegatívokat pedig a Spam mappába.

0x500. A legcizelláltabb - legalábbis számomra - hogy melyik levelemet milyen prioritással kezeljem. A minap egy totális baromság megválaszolásába folytam bele, közben pedig egy fontosabb levelet csak ma válaszoltam meg. Egybehangzóan azzal, amit korábban írtam, azaz, hogy a választ azonnal szövegezzük meg, a fejünkben a fontosság/értelmesség szerinti osztályozás gyorsabban fog menni, ha ezt mindig ugyanabban a napszakban tesszük.

Néhány évvel ezelőtt még azt mondtam, hogy ha valaki írna valamit, akkor írja emailen, különben nem válaszolok, aztán beláttam, hogy egyszerűen nem lehet a széllel szemben hugyozni ahol az instant üzenetküldők leuralták a világot, amiből már annyi van telepítve ide vagy oda, hogy nem is számolom. Azon persze egyesek roppant mód ki tudnak akadni, ha küldenek egy üzenetet valami kecskefasz közösségi webes szolgáltatásban, amit nem válaszolok meg, holott valójában arról van szó, hogy be se léptem, nem is olvastam, nem az a típus vagyok, akinek be van kötve az agyába  a Kéktakony Messenger, írhat valaki Viberen, Signalon, Telegramon, Threemán, Wire-en, meg a többi szaron, miközben dolgozom, úgysem nézem meg, csak amikor majd az emailjeimet is, ha valami sürgős, a másik úgyis felhív.

Az emberi hülyeség tényleg reménytelen: nem kevesen fene nagy udvariasságból boldogot-boldogtalant felvesznek a kontaktjaik közé minden hülye közösségi szolgáltatásban, akiről fogalmuk sincs, hogy kicsoda, arról meg főleg nem, hogy ez miért rizikós, egy-egy szutykos emailre meg sokszor annyit nem tudnak visszabüfizni, hogy "hamarosan válaszolok".

Nem, olyan nincs, hogy "még nem volt időm", "akartam válaszolni, de" és hasonlók, ha a világ legelfoglaltabb emberei képesek rá, akkor alighanem más is. A spamek és a notórius hülyék levelei ignorálhatók, mindenki másnak legalább egy válasz egy feltett kérdésre elvből jár.

kép forrása: xaviesteve.com

Pontosabb, bővebb magyarázat? Kapcsolatfelvétel? Kattints ide!